科學(xué)有效的管理是現(xiàn)代企業(yè)賴以生存、發(fā)展的重要基礎(chǔ)。信息化建設(shè)對企業(yè)管理的流程化、規(guī)范化、效率提高都有著至關(guān)重要的促進(jìn)作用。協(xié)同辦公平臺與員工的日常工作密切相關(guān)，隨著應(yīng)用協(xié)同辦公平臺線上辦理的業(yè)務(wù)量越來越大，大家在使用過程中的疑問也隨之增加，信息中心近期根據(jù)應(yīng)用數(shù)據(jù)監(jiān)管以及用戶提出的疑問，總結(jié)出以下常見問題、注意事項(xiàng)及正確的操作方法供大家參考。
一、流程應(yīng)用中常見問題及正確操作
? ? ? ? 1、當(dāng)前流程應(yīng)用存在最嚴(yán)重的問題是終止流程原因選擇不符合事實(shí)，隨意終止重新發(fā)起。
【案例情形】
流程發(fā)起在審核過程中有業(yè)務(wù)要求整改，審批人將流程回退或者是發(fā)起人發(fā)現(xiàn)錯誤主動撤回了流程后，終止流程系統(tǒng)要求選擇原因，發(fā)起人便隨意選擇與事實(shí)不符合的終止原因，將流程直接終止另起新流程發(fā)起。導(dǎo)致同一項(xiàng)業(yè)務(wù)審批辦理痕跡不在同一流程中體現(xiàn)。導(dǎo)致終止的作廢數(shù)據(jù)給系統(tǒng)服務(wù)器帶來存儲負(fù)擔(dān)。
【正確應(yīng)用操作】
流程中心—我的待辦流程，這個菜單中存放的是您賬號上：等待您審批的流程、被退回的流程、撤回的流程、暫存的流程。當(dāng)流程被退回、撤回、暫存時，發(fā)起人到這個菜單中找到對應(yīng)流程點(diǎn)【辦理】，來到流程發(fā)出前的界面，按需要整改后提交流程繼續(xù)審核。
系統(tǒng)在終止流程時，有明確彈窗提示：終止原因【此業(yè)務(wù)不再辦理】、【選錯了對應(yīng)的流程】，除了這兩種原因不允許終止流程再重新發(fā)起，請如實(shí)選擇對應(yīng)的原因。如下圖：
?2、項(xiàng)目管理系統(tǒng)—客戶管理—供應(yīng)商、分包商信息審核流程發(fā)起后，不能隨意終止，若出現(xiàn)流程被回退一定要在原流程修改。原因是供應(yīng)商、分包商系統(tǒng)表單中【納稅識別號】字段作為數(shù)據(jù)防重復(fù)錄入的關(guān)鍵識別，當(dāng)錄入納稅識別號的流程終止后再另發(fā)起系統(tǒng)會檢測到此納稅識別號已經(jīng)存在無法重復(fù)提交。由此得出，系統(tǒng)流程終止原因彈窗選擇應(yīng)如實(shí)選擇，有錯誤整改，不再辦理才終止。此項(xiàng)操作也是為了更精準(zhǔn)的建立整個集團(tuán)范圍內(nèi)的供應(yīng)商、分包商信息庫做的系統(tǒng)防重復(fù)管理設(shè)置，請發(fā)起人、相應(yīng)審批人引起足夠重視。
? ? ? ?3、流程一直停滯狀態(tài)
【案例情形及解決方法】
第一，被退回的流程，此業(yè)務(wù)不再辦理，流程一直停留在發(fā)起人節(jié)點(diǎn)，狀態(tài)是【處理中】，這樣的流程請按實(shí)際業(yè)務(wù)辦理需要結(jié)束流程。
第二，暫存流程請及時提交辦理，如遇到不再使用的情況，請按（不再辦理此業(yè)務(wù)）的原因終止流程。
第三，審批人遲遲收到流程不及時審批，導(dǎo)致流程停滯，此時發(fā)起人應(yīng)催辦盡快完成。
4、【提問情形】
有用戶提問到，被回退流程完成整改后能不能直送提交至回退的審批人？
【解答】
不能，因?yàn)榱鞒讨员换赝丝隙ㄊ怯行枰膭拥牡胤剑羰歉膭雍笾苯犹峤唤o了回退流程的審批人，比如是流程中的第三個審批人（審批人3），那么前邊兩個（審批人1和審批人2）就無法獲取發(fā)起人修改的信息了，此時業(yè)務(wù)審批存在漏洞。由此看來，系統(tǒng)流程功能上融入了公司管理的要求，所以請按流程設(shè)置方式從審批人1開始提交審核。
二、系統(tǒng)賬戶及安全問題
１、當(dāng)前新項(xiàng)目管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)賬戶在【協(xié)同辦公平臺】的賬戶是一致的，申請項(xiàng)目人員賬號的流程發(fā)起，權(quán)限是項(xiàng)目經(jīng)理可以發(fā)起辦理。填寫姓名、電話、身份證號碼等信息時要注意核實(shí)準(zhǔn)確，避免錯誤信息和同音異字的情況出現(xiàn)。
２、賬戶安全：請收到賬戶信息后，第一次登陸及時修改初始密碼，保證系統(tǒng)賬戶安全，若長時間使用初始密碼導(dǎo)致賬戶被鎖定，將按管理制度嚴(yán)格處罰。請將數(shù)據(jù)安全視同項(xiàng)目現(xiàn)場的施工安全，不容忽視。
３、在同一臺電腦多賬戶登錄，需要徹底關(guān)閉瀏覽器再重新打開平臺地址登陸。請將您的瀏覽器設(shè)置為關(guān)閉時自動清理緩存。設(shè)置路徑：以360瀏覽器為例，瀏覽器設(shè)置菜單—清除上網(wǎng)痕跡，如下圖勾選：
三、（新）項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，關(guān)于材料庫中選不到的材料，系統(tǒng)已優(yōu)化增加了【新增材料申請流程】，請按以下路徑填報(bào)并經(jīng)過對應(yīng)流程審批人審核通過后自動加入系統(tǒng)材料庫，即可選擇使用。
權(quán)限：項(xiàng)目部合同管理員、預(yù)算員、會計(jì)員
路徑：合同管理—（大宗）材料采購合同簽約管理—新增材料申請流程。
此處有用戶提出安裝材料零碎，型號繁多，依據(jù)合同實(shí)際簽約情況以及項(xiàng)目的型號管控細(xì)度按分類增加材料即可。
系統(tǒng)中的材料庫是公司的材料編碼材料庫形成的初級階段，只有靠大家的點(diǎn)滴積累才能逐步完善公司的材料管控類目。請相關(guān)申請人和審批人引起足夠重視嚴(yán)謹(jǐn)對待，才能保證積累成更高質(zhì)量的材料庫數(shù)據(jù)。
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